О программе Краткое описание Программа представляет собой веб-сервис для обработки первичных учетных документов. Она объединяет загрузку и хранение файлов, автоматическое распознавание, ручную проверку и подготовку данных для учетной системы iiko. Сотрудники работают в общей среде с разделением доступа по ролям и организациям. Сервис помогает перенести сведения из сканов и PDF в структурированную форму и проверить их перед дальнейшим учетом.
Как пользоваться руководством Сначала получите доступ и войдите в сервис. Загрузчику предназначен раздел «Работа загрузчика», проверяющему — разделы «Работа проверяющего» и «Подготовка к передаче». Разделы о навигации, фильтрах и учетной записи относятся к обеим ролям. Административные операции описаны отдельно.
Назначение и порядок работы Программа предназначена для загрузки и хранения первичных документов, распознавания их содержимого, проверки реквизитов и товарных позиций, подготовки данных к передаче в учетную систему iiko.
Основной порядок работы: загрузчик добавляет файл; программа распознает данные; проверяющий сверяет результат с оригиналом, исправляет ошибки и отмечает документ как готовый к передаче. Администратор управляет учетными записями, ролями и глоссарием.
Установка и доступ Пользователь работает с программой через браузер. При таком доступе по модели SaaS устанавливать программу на компьютер не требуется. Серверную часть развертывает и обслуживает администратор сервиса.
Правообладатель предоставляет пользователю учетные данные после приобретения ПО. Пользователь использует их для входа через браузер.
Порядок входа 1 Получите у правообладателя учетные данные После приобретения ПО получите у правообладателя учетные данные для входа и адрес сервиса.
2 Откройте страницу авторизации Откройте страницу авторизации в сервисе.
3 Введите логин Введите логин и нажмите «Далее».
4 Введите пароль Введите пароль и нажмите «Войти». Кнопка «Изменить» позволяет исправить логин.
Роли и навигация 3.1. Рабочий экран Название организации находится слева вверху, имя текущего пользователя — слева внизу. Кнопка рядом с заголовком сворачивает боковую панель и освобождает место для таблицы. У загрузчика кнопка «Загрузить» активна; у проверяющего с ролью validate она недоступна.
РИСУНОК 1 Рабочий экран загрузчика и основные команды
3.2. Сведения в списке документов «Тип документа» и «Статус документа» показывают категорию и этап обработки. «Автор», «Организация» и «Склад» помогают определить, кто загрузил файл и к какой рабочей области он относится.
«Комментарий» содержит пояснение пользователя; «Комментарий ИИ» — сведения автоматической обработки. «Уверенность» помогает выбрать документы для более внимательной сверки.
«Данные формы» содержат структурированный результат распознавания. Реквизиты удобнее проверять в карточке, сравнивая их с оригиналом.
«Загружен», «Начало обработки» и «Окончание обработки» позволяют проследить прохождение файла. «Имя файла» помогает найти оригинал, «Хранилище» относится к его хранению.
«Готов к отправке» отражает отметку проверяющего. «iiko Документ ID» содержит идентификатор документа в учетной системе, когда такие сведения доступны. Само наличие отметки готовности не подтверждает успешный обмен.
РИСУНОК 2 Правые столбцы реестра после горизонтальной прокрутки
Роль upload предназначена для загрузки документов. Роль validate предназначена для проверки и исправления распознанных данных. Администратор назначает роли с привязкой к организации. Набор доступных кнопок зависит от прав пользователя.
При большом числе документов используйте номера страниц и настройку числа строк внизу списка. Нажмите строку документа, чтобы открыть карточку.
РИСУНОК 3 Фильтр списка документов
3.3. Отбор документов 1 Нажмите «Фильтр» Откройте панель условий отбора.
2 Заполните условия Поля «От» и «До» задают нижнюю и верхнюю границы даты или уверенности.
3 Выберите готовность к отправке В «Готов к отправке» выберите «Все», «Да» или «Нет».
4 Примените фильтр Нажмите «Применить», чтобы отобрать документы.
5 Сбросьте при необходимости Для возврата к полному списку нажмите «Сбросить».
ПОДСКАЗКА
Для поиска проблемных документов укажите error в поле «Статус документа». Поле «Имя файла» позволяет задать имя нужного файла. Для контроля поступления за период используйте «Загружен», для контроля распознавания — даты начала и окончания обработки. Если результат пуст, поочередно уберите лишние условия.
РИСУНОК 4 Пример заполнения условий отбора по статусу и имени файла
Работа загрузчика Загрузчик вводит документы в общий процесс обработки. Его результат — файл в списке документов с данными о загрузке и обработке. Для работы используйте учетную запись с ролью upload. Завершение загрузки не заменяет проверку документа сотрудником с ролью validate.
4.1. Подготовка исходных файлов Проверьте, что файл открывается, содержит все страницы и позволяет прочитать реквизиты, товарную таблицу и итоги. Если документ многостраничный, подготовьте полный файл. Проверьте ориентацию страниц и отсутствие обрезанных краев. Сохраните понятное имя файла, чтобы затем найти его в реестре.
4.2. Выбор файлов и комментарий Программа принимает документы для распознавания, включая PDF, сканы и изображения. Подготовьте читаемый файл со всеми страницами: текст, реквизиты и таблицы должны быть различимы.
РИСУНОК 5 Окно загрузки в учетной записи u_loader
1 Войдите с ролью upload Войдите с ролью upload и откройте «Документы».
2 Нажмите «Загрузить» Нажмите «Загрузить» — кнопку со стрелкой вверх.
3 Выберите файлы В окне «Загрузить документ» нажмите «Выбрать файлы» и выберите файл или несколько файлов.
4 Выберите склад Если форма содержит поле «Склад», выберите склад назначения.
5 Добавьте комментарий При необходимости заполните «Комментарий» — например, период, подразделение или особенности проверки.
6 Отправьте файлы Проверьте список файлов и нажмите «Загрузить».
Кнопка «Выбрать файлы» открывает выбор файлов на компьютере. После выбора проверьте их имена в форме. Пока файл не выбран, кнопка «Загрузить» недоступна.
РИСУНОК 6 Пример комментария для проверяющего
В показанной учетной записи поле «Склад» в форме отсутствует. Если оно появляется в вашей организации, выберите нужный склад до отправки. «Отмена» закрывает форму без отправки выбранных файлов.
ВАЖНО
После загрузки найдите файл в списке. Статус new означает, что документ новый; complete — что обработка завершена; error — что при обработке возникла ошибка. Обновляйте список, чтобы увидеть результат. Статус complete сам по себе не подтверждает правильность данных или готовность к передаче.
4.3. Контроль результата загрузки После отправки обновите список и найдите документ по имени файла и времени загрузки. Убедитесь, что запись появилась в нужной организации. Дождитесь обработки; при ошибке прочитайте комментарий обработки и сообщите администратору имя файла и время операции.
Работа загрузчика заканчивается, когда файл поступил в реестр и доступен для дальнейшей проверки. Если запись не появилась, сначала обновите список и сбросьте фильтр. Не загружайте тот же файл повторно, пока не выясните, завершилась ли первая отправка.
Работа проверяющего РИСУНОК 7 Рабочий экран проверяющего
РИСУНОК 8 Фильтр документов проверяющего
РИСУНОК 9 Меню учетной записи проверяющего
Проверяющий отвечает за соответствие структурированных данных оригиналу. Для работы используйте учетную запись с ролью validate. Выберите документ из списка, проверьте все реквизиты и товарные строки, сохраните исправления и только затем подтвердите готовность к передаче. Загрузку новых файлов выполняет загрузчик.
Ручная проверка позволяет исправить ошибки распознавания до передачи в учетную систему. Оригинал слева служит основанием для проверки; поля справа содержат данные, с которыми программа продолжает работу. Просматривайте все страницы, поскольку товарная таблица может продолжаться на следующей странице.
1 Войдите с ролью validate Войдите с ролью validate и откройте нужный документ.
2 Сравните оригинал и данные Слева просмотрите исходный файл, справа — распознанные поля. Для многостраничного PDF переключайте страницы в панели просмотра.
3 Перейдите по разделам Последовательно проверьте разделы «Документ», «Поставщик», «Покупатель», «Позиции» и «Итого». Кнопки над формой помогают перейти к нужному разделу.
5.1. Проверка реквизитов В «Документ» тип определяет вид первичного документа, номер и дата идентифицируют его, а основание связывает операцию с указанным в оригинале договором или другим основанием. В «Поставщик» и «Покупатель» проверьте выбранную организацию вместе с ИНН и КПП: совпадения одного названия недостаточно.
5.2. Проверка товарных строк Сверьте количество строк и их порядок с оригиналом. Для каждой позиции сравните исходное название с выбранным продуктом справочника, затем проверьте единицу измерения, количество, цену, стоимость и налоговую ставку. Используйте прокрутку внутри таблицы, чтобы увидеть нижние строки и правые столбцы.
РИСУНОК 10 Товарные позиции и предупреждение о несопоставленном продукте
Если название выделено и содержит «Нет в справочнике», откройте список продукта и найдите корректную позицию. Сопоставление продукта связывает распознанный текст с номенклатурой учетной системы. Сохраните исходный смысл товара; при отсутствии подходящего варианта передайте задачу администратору. Если программа пропустила позицию, нажмите «Добавить строку» и заполните ее по оригиналу.
5.3. Итоги и сохранение В «Итого» проверьте суммы без НДС, НДС и с НДС по оригиналу и товарным строкам. Комментарий используйте для пояснения исправлений или нерешенных вопросов. Нажмите «Сохранить» до закрытия карточки. Чтобы последовательно проверить несколько документов, используйте стрелки в верхней части карточки.
Показатель «Уверенность» и «Комментарий ИИ» помогают найти сомнительные результаты распознавания. Проверяющий сверяет данные с оригиналом независимо от величины этого показателя.
РИСУНОК 11 Оригинал документа и распознанные данные
Подготовка к передаче Флажок «Готово к передаче» фиксирует завершение пользовательской проверки. Устанавливайте его после проверки всех строк, а не только общих реквизитов. Кнопка «Сохранить» записывает как исправленные поля, так и изменение флажка.
1 Завершите проверку Завершите проверку реквизитов, всех позиций и итоговых сумм.
2 Сопоставьте товары Устраните ошибки и сопоставьте товары со справочником.
3 Установите флажок Внизу карточки установите флажок «Готово к передаче».
4 Сохраните Нажмите «Сохранить» и закройте карточку.
5 Проверьте отметку Проверьте отметку в столбце «Готов к отправке» списка документов.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Отметка готовности означает, что пользователь подготовил документ для последующей передачи. Она не равнозначна подтверждению успешной загрузки в iiko. Обмен зависит от настроенной интеграции. Для контроля используйте доступные сведения об обмене, включая «iiko Документ ID», и при необходимости обратитесь к администратору.
РИСУНОК 12 Итоги и отметка готовности к передаче
Действия администратора Глоссарий и создание пользователей относятся к административным операциям. Для учетных записей загрузчика и проверяющего доступ к этим разделам не предусмотрен показанным набором прав. При необходимости исправить справочник или выдать доступ обратитесь к администратору.
7.1. Заполнение глоссария Поставщик может называть один товар иначе, чем он называется в учетной системе. Глоссарий хранит такое соответствие: в поле «Текст» находится обозначение из документа, в поле «Продукт» — выбранная позиция справочника. Например, текст «укроп весовой» можно сопоставить с продуктом «Укроп свежий». Пустой столбец «Продукт» указывает на незаполненное соответствие.
1 Откройте глоссарий Откройте «Администрирование», затем «Глоссарий».
2 Найдите запись Найдите запись по столбцу «Текст» и откройте ее.
3 Проверьте название В окне «Редактирование записи» проверьте исходное название.
4 Выберите продукт Раскройте поле «Продукт», введите часть названия в поиск и выберите подходящий продукт.
5 Сохраните Нажмите «Сохранить».
6 Проверьте результат Убедитесь, что в списке рядом с текстом появился выбранный продукт.
Для новой записи используйте «Добавить запись», заполните текст и выберите продукт. Сопоставляйте товары по смыслу, учитывая вид, обработку и упаковку. После изменения глоссария снова проверьте соответствующие позиции документа перед передачей.
РИСУНОК 13 Поиск продукта при заполнении глоссария
7.2. Создание пользователя Учетная запись определяет, кто входит в программу; роль определяет доступные действия; организация определяет рабочую область. Создание записи и выдача роли — отдельные операции. Email нужен для получения сгенерированного пароля, а ФИО помогает отличать сотрудников в списках.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ
Операции этого раздела выполняет администратор.
1 Откройте раздел пользователей Откройте «Администрирование» → «Пользователи».
2 Нажмите «Добавить пользователя» Нажмите «Добавить пользователя».
3 Заполните данные Заполните логин, ФИО, Email и при необходимости телефон. Выберите способ входа «Пароль».
4 Сохраните учетную запись Нажмите «Добавить пользователя».
5 Откройте запись в списке Откройте созданную учетную запись в списке.
6 Выдайте роль Выберите роль и организацию, затем нажмите «Выдать роль». Для загрузчика выберите upload, для проверяющего — validate.
7 Сгенерируйте пароль Нажмите «Сгенерировать пароль». Программа отправит новый пароль на указанный адрес электронной почты.
Пользователь получает письмо с темой «Новый пароль» и входит с назначенным логином.
ВАЖНО
Проверьте адрес Email до генерации пароля. Назначайте только те роли и организации, которые нужны сотруднику.
РИСУНОК 14 Форма создания пользователя
Завершение работы 8.1. Учетная запись и выход Для выхода нажмите имя пользователя и выберите «Выйти». При переходе к другой роли войдите под соответствующей учетной записью и проверьте имя пользователя в боковой панели.
РИСУНОК 15 Меню текущей учетной записи
8.2. Смена пароля 1 Откройте меню Откройте меню учетной записи и выберите «Сменить пароль».
2 Введите текущий пароль Введите текущий пароль.
3 Введите новый пароль Введите новый пароль и повторите его в следующем поле.
4 Сохраните Нажмите «Сменить пароль».
Для закрытия формы без изменения пароля нажмите «Отмена». Значок глаза позволяет проверить ввод.
РИСУНОК 16 Форма смены пароля
